Секрет повышенной продуктивности: не приходите в офис.

Оригинальная статья. Original article

Автор: Eric V. Holtzclaw

Если ваши сотрудники не работают из дома, вы теряете большое количество преимуществ.  Инструкция, как правильно обеспечить работу из дома.

У меня недавно был разговор с несколькими знакомыми владельцами небольших бизнесов и я с удивлением узнал, что многие из них не позволяют сотрудникам удаленной работы. После собственного многолетнего опыта удаленной работы и управления сотрудниками работающими удаленно, я считаю, что возражения владельцев компаний не поддерживающих работу из дома являются устаревшими и ошибочными.

Мы все знаем, что на сегодняшний день технологии позволяют сотрудникам быть эффективными практически отовсюду. Некоторые из моих лучших статей написаны в местном Starbucks или, сидя за моим кухонным столом. Я не единственный. Много компаний, больших и малых внедрили гибкие графики работы, в том числе и удаленный доступ. Подобные варианты ведут к более счастливой и продуктивной рабочей силе.

Но это не значит, что работа из дома может быть внедрена на предприятии легко и быстро. Она должна быть реализована правильно, для того чтобы получить наибольшую выгоду. Вот пять шагов, которые необходимо соблюдать при рассмотрении внедрения программ удаленной работы.

Определить приоритеты и ожидания

Предприниматели это сборище нарушителей правил. Мы свирепеем от понятий официальных инструкций. Мы против большого количества правил и политик, предпочитая хранить структуру компании просторной и гибкой. Но для таких вопросов, как удаленная работа, я понял, что важно установить четкие правила для сотрудников. Многие рабочие на самом деле работают лучше, обеспеченные четкой структурой.

Инструкции должны включать информацию, о том когда и как допускается удаленная работа. Может быть это то что сотрудник должен заслужить? Нужно ли сотруднику достичь определенного статуса или проработать в компании определенное количество времени? Есть ли временные ограничения, - определенное количество дней в месяц или в неделю? Как работа из дома соотносится с отпуском или выходными? Если сотрудники всегда хотят, работать из дома в дни до или сразу после отпуска: согласны ли вы с этим?

Используйте удаленную работу в своих интересах

Необходимо четко различать, что такое работа из дома и что такое выходной. Я, например, поощряю сотрудников работать из дома в когда у них назначен прием к врачу. По моему опыту, приходить и уходить из офиса в течении дня непродуктивно и отвлекает окружающих. Соблюдение гибкого расписания позволяет сотруднику выполнять свои задачи, в соответствии с собственным расписанием.

С другой стороны, если работник должен остаться дома с больным ребенком, это не может быть квалифицировано как удаленный рабочий день, так как внимание сотрудника вряд ли будет действительно уделено работе.

Доверяй, но проверяй

В разговоре с моими друзьями владельцами бизнесов, главным возражением было то, что удаленная работа снижает производительность труда. Но при этом они все признали, что сами тратят очень много времени на работу вне офиса, и часто достигают больших результатов. Причина возражений довольна проста: отсутствие доверия к своим сотрудникам.

Если вы беспокоитесь о производительности или измеримости, необходимо иметь четкие критерии оценки результатов работы, которые применяются к сотрудникам, работающим из дома. Например, присутствие на встречах по-прежнему обязательно с использованием конференц-связи или Skype. Телефонные звонки и электронные письма обрабатываются на таком же уровне как можно было бы ожидать от тех, кто работает в офисе. В моей компании, мы используем программы для обмена мгновенными сообщениями и это требование сохраняется и для тех кто работает из дома, сотрудник так же должен быть зарегистрирован в системе и быть доступным.

Проще говоря, выглядит это так: это день вне офиса, но не день, чтобы игнорировать офис. Сотрудники должны участвовать в работе, даже если не присутствуют физически на рабочем месте. 

Количество

Мой опыт показывает, что сотрудники работают более продуктивно имея четко сформулированное задание требующее концентрации, например такое как формирование отчетов или написание статей, когда отсутствуют отвлекающие факторы офиса. Здесь повышение производительности это основная суть.

Большинство рабочих мест легко поддается количественной оценке. Это может быть количество обработанных звонков поступивших от клиентов в офисе и во время удаленной работы. Мы делаем много отчетов для наших клиентов и многие сотрудники выполняют эту работу заметно эффективнее на дому чем в офисе. Для других типов рабочих мест, можно использовать проверочные вызова, чтобы определить, остается ли производительность труда на том же уровне или улучшается.

Здесь, в Атланте, добираться на работу, пожалуй одна из серьезнейших проблем, в сравнении с другими штатами. Возможность работать из дома по крайней мере, один день в неделю, не только помогает решить эту проблему, но и снижает выбросы углекислого газа в атмосферу, и главное повышает качество жизни моих сотрудников.

Знайте, когда это не работает

Удаленный доступ к рабочему месту работает не всегда. Некоторые сотрудники должны иметь четкую структуру рабочего дня и находиться под пристальным наблюдением. Необходимо создать систему для контроля производительности, чтобы определить, теряет ли компания деньги, или качество работы падает, потому что работник не эффективен  удаленно. Я был поражен, когда один из моих сотрудников признал свою неспособность сосредоточиться при работе из дома и решил не участвовать в программе.

Менеджеры должны быть гибкими и корректировать свой стиль управления. Микро-менеджерам трудно принять идею, удаленного доступа, не видя людей на своих рабочих местах, им может потребоваться некоторый инструктаж, чтобы ослабить вожжи и научиться доверять своим сотрудникам.

То, что я пытался донести до моих коллег-предпринимателей, это то, что каждый день удаленной работы, при эффективной организации, может дать вашей компании конкурентное преимущество. В дополнение к повышению производительности труда, удаленная работа также может быть важным инструментом удержания сотрудников и позволит вашей компании дифференцироваться от конкурентов.