10 смертельных грехов при отображении реальной деятельности в виде модели процессов.
Оригинальный текст
Автор:
Barry McIntyre
"Я не знал,что вы сделали это именно таким образом" или "почему бы нам не попробовать, так:" вопросы, которые мы как правило слышим ежедневно в большинстве офисов аналитиков, но это именно то, что формирует основу при реализации моделей и архитектуры процессов.Маппинг процессов это одна из основ реализации концепции бережливого производства + шесть
сигм, но простота восприятия часто приводит к игнорированию важных моментов.
Но сначала ... что же такое маппинг процессов?
Это мероприятия по иллюстрации потоков операций и различных процедур в рамках организации. Описание деятельности в виде потоков работ позволяет предприятию выявить отдельные проблемы или
ошибки, для того чтобы искоренить их и повысить эффективность, улучшить связи для обеспечения
сотрудничества и распространения инноваций.
-------------------------
Приимущества
Маппинг процесса это отличный способ визуализации операций с целью определения слабых мест процесса для дальнейшего улучшения операционной деятельности. Проще говоря, это аналитический инструмент широкого применения для
обеспечения структурного и аналитического подхода и оценки возможности обеспечения
систематических результатов. Моделируя операции реального времени и анализируя процессы, специалист по улучшению может визуализировать входы,
взаимодействия, результаты, а также участников операционной деятельности предприятия и ответственных лиц. Все это помогает при идентификации проблем, функциональных разрывов и определении возможностей для улучшения. После
того, как процесс визуализирован и доступен для анализа, открывается ворох
вопросов, таких как "Почему мы это делаем именно таким образом?" или "Почему мы сделали это
таким сложным?" или "Безусловно, это должно выполняться гораздо проще!" В то же время существуют проблемы о которых необходимо помнить при моделировании потоков работ.
-------------------------
Недостатки
Эффективность моделирования сильно зависит, а иногда и определяется выбранным методом анализа, способами планирования и выполнения. Если
истинный масштаб и границы моделируемой деятельности неверно определены специалистом, то возникает опасение, что часть вопросов и реальных проблем просто не
будут обнаружены. Переходим к подробностям ...
10 смертных грехов:
1. Слишком детализированное описание
Использование слишком большого количества технических терминов и жаргонизмов
отталкивает многих участников внутри организации от принятия участия, мешает обзорному восприятию и пониманию. Начните с обзора процесса "вид с высоты 30000 футов", так многие называют верхнеуровневое описание. Это должно быть описание понятных шагов, чтобы позволить всем воспринимать процесс с первого взгляда и понимать общую картину.
2. Игнорирование участия в реальной деятельности
Возможно отобразить общий вид процесса с высоты в 30000 футов и не выходя из переговорной комнаты, но,
чтобы добраться до точки зрения в 500 футов, очень важно пойти и
увидеть процесс наяву, а возможно и выполнить некоторые действия в нем наряду с непосредственными участниками
процесса.
3. Отсутствие сотрудничества.
Лучшие идеи часто исходят от самих участников процесса, которые сталкиваются с теми самыми проблемами каждый день. Именно сотрудники обеспечивающие деятельность процесса, действительно понимают как именно работает процесс или конкретный сценарий. Расскажите им что вы делаете, объясните причины проведения маппинга процесса и привлеките их на полноправной и постоянной основе.
4. Приукрашивание действительности (Отображение того, что вы хотите видеть, а не реальной деятельности)
Реальный процесс, как правило, не то же самое, что инструкция или процедура описывающая порядок действий, который к тому же иногда существует только в голове руководителя. Хотите понять текущий процесс? Описывайте все как есть, без прикрас! Это поможет обеспечить доверие со стороны менеджера или владельца процесса. Сотрудники также должны понимать, что если бы владелец понимал все слабые места процесса, то в описании процесса просто не было бы необходимости. При моделировании важно быть честным и учитывать множество мелких деталей, которые в конечном счете помогут пролить свет на слабые места процесса.
5. Объясняйте участникам суть своей деятельности, соответственно своим целям.
Несмотря на все очевидные преимущества маппинга процессов, участники рабочей группы могут быть настроены пассивно, а в худшем случае и вовсе занять негативную позицию. Найти правильный баланс для объяснения смысла своей деятельности является ключевым моментом. Например инициатива по снижению затрат в ходе процесса может вызвать у сотрудников страх ненужности или неважности своих действий и в результате они не будут полноценно сотрудничать или не будут полностью честным в предоставлении сведений.
6. Не выявление шагов процесса, которые обеспечивают ценность конечного продукта и шагов создающих потери и неэффективно потребляющих ресурсы
Муда, японское слово означающее потери, является ключевым понятием в концепции бережливого производства. Определение источников потерь для любой
программы улучшения, повышения эффективности и прибыльности имеет решающее значение. Потери должны быть четко отражены на модели процесса. При визуализации модели, существует негласное правило, которое гласит, что красный цвет используется для шагов вызывающих потери, а зеленый для добавляющих ценность пролукту. Это делает карту процесса еще более полезным инструментом в масштабах предприятия.
7. Ясность целостной картины
Карта процесса(ов) должна также обеспечивать и общее понимание текущей ситуации с целью подстегнуть улучшения. Поэтому модель должна быть наглядной, явной и понятной. Должны быть определены необходимые сроки: в противном случае вы не сможете эффективно планировать.
8. Не контролировать время
Инициативы по отображению реальных процессов занимают время. Время бесценно, но в тоже время оно и дорого, принимая во внимание привлечение сотрудников к созданию модели, в ущерб их основной деятельности.
9. Не использовать результаты моделирования
Наиболее серьезной ошибкой было бы не делать ничего с результатами моделирования процесса. От файла выложенного в общую папку на компьютере и благополучно там забытого пользы немного. Ваша модель создавалась не для целей аудита, она должна быть встроена в будущую стратегию компании и планы инвестирования.
10. Неспособность вести улучшения
Нет никакого смысла в отображении процесса, инвестировав в него время, усилия и деньги, если это не ведет к дальнейшим улучшениям. Не опирайтесь только на собственные выводы. Проанализируйте результаты тщательно, прежде чем реагировать, принимать поспешные решения. Обсудите полученые результаты с консультантами, другими менеджерами. Сформируйте команду и идентифицируйте основные проблемы, отображенные карте, а затем приступайте к их устранению именно совместными усилиями.
